Birimler ve birden fazla birimde çalışma

Birim, kurumunuzun organizasyon ağacındaki bir departmandır; örneğin “Satın Alma” ya da “İzmir Şubesi”. Bir birimin alt birimleri, yöneticisi, görev havuzu ve yalnızca o birimde geçerli rolleri olabilir. Süreçlerdeki onaylar ve havuz işleri, talebin açıldığı birime ve o birimin yöneticisine gider.

Birden fazla birimdeyseniz

Bir kişi birden fazla birimde görev alabilir. Birimlerinden biri ana birim’dir; görev ve raporlarda varsayılan olarak bu birim kullanılır, diğerleri ek birim olarak görünür.

Bir talep başlatırken ya da bir süreç planlarken Hangi birim adına seçimi çıkar. Varsayılan olarak son seçiminiz, yoksa ana biriminiz seçilidir. Onaylar ve havuz işleri seçtiğiniz birime ve yöneticisine gider. Yalnızca yöneticisi olduğunuz birimler bu listede yer almaz.

• Bazı şablonlar her zaman belirli bir birim adına başlar. Bu durumda size sorulmaz; “Bu iş … birimi adına başlar” yazar.
• Göreli adımlar: Şablonda “başlatanın birimi” ya da “başlatanın yöneticisi” gibi adımlar varsa her biri için hangi birimin kullanılacağını seçebilirsiniz.

Telefonda talep açarken bkz. Talep oluşturma.

Birim yöneticileri

Birim yöneticileri masaüstünde ve Flowsy Web’de Süreçler bölümündeki Departman sekmesinde kendi birimlerindeki işleri görür. Birden fazla birimin yöneticisiyseniz üstteki Birim seçin listesinden birimi değiştirebilirsiniz. Telefonda İşlerim sekmesindeki Ekibim ve Havuz bölümleri birim etiketiyle görünür; bkz. İşlerim sekmesi.

Birim süreçleri

Kurumunuz, bazı kişilere yalnızca kendi birimlerindeki süreçler için yetki verebilir. Bu yetkiler, bütün adımları kişinin birimlerinde (alt birimler dahil) kalan şablonlar için geçerlidir:

• Birim süreci tasarlama: Kendi biriminiz için süreç taslağı hazırlarsınız.
• Birim süreçlerini onaylama: Taslakları yayına alırsınız.

Yöneticiler için: birimleri düzenleme

Birimler masaüstünde ve Flowsy Web’de Ayarlar › Yönetim › Departmanlar ekranında yönetilir. Bu ekran için birimleri görme, oluşturma ve düzenleme yetkileri gerekir.

• Bir kişiyi birden fazla birime eklemek ve ana birimini değiştirmek için Kullanıcılar ekranında kişinin Departmanlar listesini kullanın.
• Bir rol bir birime de yazıldıysa görevlerde yalnızca o birimde geçerlidir; hiçbir birime yazılmamışsa kişinin bütün birimlerinde geçerlidir.
• Bir birimi sildiğinizde kişiler birimden çıkarılır, alt birimler bir üst birimin altına taşınır ve roller sistemde kalır. Birimi kullanan süreç adımları atamasız kalır, birimin havuzunda bekleyen görevler sahipsiz olur. Bu işlem geri alınamaz.